На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд уКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс яп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 :

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника »ст. 68 ТК РФ . Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор ест. 57 ТК РФ .

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, - законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров - пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн оп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3- 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо тст. 59 ТК РФ .

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
- мастер производственного участка - 35 000 руб.;
- помощник мастера производственного участка - 28 000 руб.;
- технолог производственного участка - 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому - указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания.

: Ваши сомнения оправданны - «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства хстатьи 256 , 261 ТК РФ . Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные - с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм ып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 ). В зависимости от этого и действуйт еп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 :

• <если> оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
• <если> оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

• <или> приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
• <или> приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного - на полную ставку, а второго - на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц	Тарифная ставка, оклад, руб.	Надбавки, руб.			Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...
Администрация	01	...	...	...	...	...	...	...	...
		Заместитель генерального директора	1,5	20 000	-	-	-	30 000	-

Или так:

условие об оплате пропорционально отработанному времени.

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: Нельз яПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 . Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностя мОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя. Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

• <если> у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
• <если> у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

Штатное расписание - важный кадровый документ. Его наличие, на первый взгляд, дело добровольное, однако за отсутствие штатного расписания инспекция по труду может наложить на организацию штраф. Рассмотрим вопросы, связанные с составлением и использованием штатного расписания.

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором приводятся структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание выполняет ряд важных функций:

• позволяет четко проследить организационную структуру учреждения;
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;
• облегчает отслеживание вакансий;
• позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;
• является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для зарплаты.

Прямого требования о наличии в организации штатного расписания в ТК РФ нет, но документ необходим.

Прямого требования о наличии в каждой организации штатного расписания в ТК РФ нет, но, как следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, данный документ необходим. А в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности. Но данная норма носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, советуем применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Кроме того, из норм ст. 15 ТК РФ следует, что сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору (как на основное место работы, так и по совместительству) только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. Нет штатного расписания - трудовой договор может быть расценен как недействительный. В качестве примера можно привести Апелляционное определение Тюменского областного суда от 17.10.2012 по делу № 33-4476/2012.

Что нужно включать в штатное расписание?

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) устанавливает перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые нужно использовать при составлении формы штатного расписания (п. 2). К ним относятся:

Штатное расписание может быть составлено в произвольной форме, если оно содержит все необходимые реквизиты.

На базе обязательных реквизитов работодатель вправе создать свою форму штатного расписания. Но можно взять за основу унифицированную форму, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Хотя есть некоторые отраслевые законодательные акты, содержащие формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности. Например, Приказ МЧС РФ от 24.09.2008 № 563 «О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России» приводит типовую форму штатного расписания, которую должны использовать учреждения МЧС и спасательные воинские формирования МЧС. В приложение 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 № 24 «Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции» утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции. Примерные формы штатных расписаний различных учреждений здравоохранения рассмотрены в приложении 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденному Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 № 16.

Как заполнять форму штатного расписания?

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель, кадровик, бухгалтер). Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписания Т-3. Сведения в форму Т-3 вносятся по определенным правилам.

Штатное расписание должно быть утверждено руководителем или уполномоченным на это лицом.

Сначала заполняется шапка документа, в которой указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами . Если существует сокращенное наименование, то оно приводится в скобках ниже полного или за ним.

Необходимо заполнить поле «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер 1, а потом применяется сквозная нумерация.

В строке «На период» обозначается период действия штатного расписания, дата его ввода в действие.

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже - общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Графу 1 «Наименование структурного подразделения». Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха и т. п. Заполнение этой графы обычно начинается с указания руководящих подразделений, и далее в порядке подчинения;

Графу 2 «Код», в которой указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

Графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей;

Графу 4 «Количество штатных единиц». В данной графе указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в организации, в том числе неполных;

Графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и т. п. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1; далее - Указания);

Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.». Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Если величина надбавки периодически меняется, например, в зависимости от стажа, то лучше ее не указывать в штатном расписании , а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку;

Графу 9 «Всего в месяц». В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма приводится либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и т. д.). Если же оклад установлен в рублях, а надбавки - в процентах или коэффициентах, что создает трудности при подсчете, в графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, определяющие эти надбавки;

Графу 10 «Примечание». В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Штатное расписание по форме Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты приказа (номер и дата) проставляются в грифе штатного расписания. Печатью организации заверять расписание не нужно.

Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзной организацией?

Согласно ст. 372 ТК РФ работодатель должен направить проект локального нормативного акта (далее - ЛНА) и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации. В ТК РФ нет определения ЛНА, поэтому однозначно отнести штатное расписание к этой категории документов нельзя.

Как правило, ЛНА содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц, - это правила, положения и инструкции. Штатное расписание иногда тоже относят к ЛНА, так как оно составляется и утверждается работодателем (ст. 8 ТК РФ). Роструд относит штатное расписание к числу ЛНА (см., например, п. 1 Письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Однако ЛНА устанавливает правила поведения в организации - это его главный признак, а штатное расписание данного признака не имеет. Согласно Указаниям, оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации.

Судебные органы считают , что штатное расписание с профорганизацией согласовывать не нужно, а сокращение штатного расписания согласования требует. Однако если профорганы в установленный законом период не отвечают на запрос согласования, то работодатель может принять решение самостоятельно. Рассмотрим Определение Верховного суда Республики Карелия от 04.09.2012 по делу № 33-2652/2012.

Приказом директора заповедника (являющегося бюджетной организацией) были утверждены штатное расписание и должностные инструкции, сокращены вакантные должности. Профорганизация заповедника посчитала указанные действия неправомерными.

Позиция профсоюзной организации

Введение в штатное расписание новых должностей, новых должностных инструкций пересматривает нормы труда, изменяет условия оплаты труда сотрудников. Учет мотивированного мнения выборного органа перед принятием решения об изменении системы оплаты труда предусмотрен коллективным договором, положением об оплате труда. Так как штатные расписания, введенные приказами администрации учреждения, сокращают штат, изменяют оплату труда, по этим нормативным актам должно быть получено мотивированное мнение профсоюзной организации.

Работодателю не предоставлено право изобретать новые должности, которые не предусмотрены нормативными документами федерального, ведомственного и локального уровней и федеральными законами, нормативными актами Минприроды, положением о заповеднике.

Позиция суда

В соответствии с ч. 1 ст. 370 ТК РФ профсоюзы вправе контролировать соблюдение работодателями трудового законодательства, выполнение им условий коллективных договоров, соглашений.

Суды отметили, что заповедник действует в соответствии с положением и уставом, утвержденными Минприроды.

Согласно данному положению структура и штаты отделов определяются директором заповедника, форму, систему и размеры заработной платы и материального стимулирования работников работодатель устанавливает самостоятельно.

На основании устава директор учреждения по согласованию с Минприроды утверждает штатное расписание.

Организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании, могут самостоятельно определять структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий.

Организациям и учреждениям, находящимся на бюджетном финансировании, предоставлено право самостоятельно устанавливать формы и системы оплаты труда, определять размеры надбавок, доплат, премий и других выплат стимулирующего характера, а также структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий (п. 2 Указа Президента РФ от 15.11.1991 № 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений»).

Согласно Указаниям штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Следовательно, штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, который не содержит информации о заработной плате и других персональных данных конкретных работников предприятия, работодатель не получает от работников сведения, вносимые в штатное расписание. Соответственно, оно является документом самого работодателя, то есть принимается работодателем единолично .

Суд указал, что утверждение штатного расписания с учетом мнения представительного органа работников трудовым законодательством не предусмотрено.

Утверждение штатного расписания с учетом мнения профсоюза трудовым законодательством не предусмотрено.

Должен ли работодатель согласовывать с профсоюзами изменения в штатном расписании?

Суд отметил, что вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.

Довод профорганизации о неправомерном введении в штатное расписание наименований должностей, не предусмотренных Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (носит рекомендательный характер), утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, судебные органы сочли несостоятельным. Согласно п. 4 Общих положений справочника квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки должностных инструкций.

Однако работодатель вправе, руководствуясь спецификой деятельности организации и ее потребностями, устанавливать в должностной инструкции дополнительные требования к образованию и квалификации работника , с учетом того, что с данной должностью не связано наличие предусмотренных законодательством компенсаций, льгот и ограничений.

В соответствии с ч. 1 ст. 11 Закона о профсоюзах профсоюзы представляют и защищают права и интересы членов профсоюзов по вопросам индивидуальных трудовых и связанных с трудом отношений, а в области коллективных прав и интересов - указанные права и интересы работников независимо от членства в профсоюзах в случае наделения их соответствующими полномочиями.

Коллективным договором заповедника предусмотрено, что ЛНА, вводящие, заменяющие и пересматривающие нормы труда , изменяющие условия оплаты труда , принимает руководитель с учетом мнения профкома . Нормы труда - устанавливаемые нормы выработки, времени, нормативы численности и т. д. (ст. 160 ТК РФ). Нормы труда могут быть пересмотрены по мере развития производства.

Судом установлено, что администрация заповедника оспариваемыми приказами не предусматривала введение, замену и пересмотр норм труда, изменение условий оплаты труда . До издания оспариваемого приказа о сокращении его проект был передан в профком заповедника. В силу ст. 372 ТК РФ выборный орган первичной профорганизации обязан не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме, даже если работодатель ответ не запрашивает (как в рассматриваемом случае). Эта обязанность профорганом не была выполнена. Работодатель принял решение самостоятельно.

Вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.

Суд, руководствуясь ст. 30, 370, 372 ТК РФ, положениями устава заповедника, пришел к выводу, что оспариваемые приказы были приняты работодателем в соответствии с его полномочиями.

Сколько времени нужно хранить штатное расписание?

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этим приказом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). В соответствии с пп. «а» п. 71 Перечня штатные расписания организаций по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

В связи с тем, что некоторые учреждения из-за большой численности составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, то все предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее 5 лет . В течение такого же времени нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится 3 года (п. 73 Перечня).

Какова ответственность за отсутствие штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы часто расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, поэтому согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

В качестве примеров приведем решения госинспекции труда в Республике Коми. По результатам плановой выездной проверки за 05.08.2011 ООО «АЗ-Север» выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . Также по результатам проверки ООО «Сфера» (Усинск), проведенной 13.10.2011, составлены акт, предписание, протокол, выписано постановление о штрафе на сумму 2 000 руб. Одна из причин санкций - отсутствие штатного расписания.

Но в силу того, что обязанности работодателя по ведению штатного расписания в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно оспорить в судебном порядке.

Подведем итоги

Штатное расписание считается одним из основных документов по кадровой работе в организации, поэтому при проведении проверок (особенно если проверяются основания начисления заработной платы) контролирующие органы желают с ним ознакомиться.

При индивидуальных трудовых спорах штатное расписание может выступать в качестве доказательства, поэтому суды могут запросить этот документ, особенно при оспаривании законности увольнений, переводов, взыскании задолженности по заработной плате.

Штатное расписание позволяет эффективнее вести кадровую политику, отслеживать вакансии, оптимально использовать трудовые ресурсы.

Исключение составляют формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (п. 1.2 Постановления Госкомстата РФ № 1), которые не применяются в работе бюджетных учреждений.

Факт хозяйственной жизни - действие или событие в хозяйственной деятельности экономического субъекта, включающее в себя хозяйственные операции, изменяющее состав его активов, пассивов или финансовых результатов.

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, должностей работников, сведения о должностных окладах и персональных надбавках, общей численности и месячном фонде заработной платы организации или учреждения. Эти данные необходимы руководителю организации для оптимизации работы, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. В статье мы ответим на некоторые вопросы, касающиеся штатного расписания.

Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее – Указания)). Кроме того, в штатном расписании указываются по каждой должности размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок.

Бюджетное учреждение может осуществлять свою деятельность, используя различные источники финансирования, например, субсидии на выполнение государственного задания и средства, полученные от платных услуг. В связи с этим оплата труда специалистов отдельных должностей может осуществляться как за счет двух источников, так и за счет одного из них. На практике широкое применение получило составление двух, а в отдельных случаях и трех штатных расписаний для каждого источника. Правильно ли это?
Отметим, что действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено. В качестве доказательства приведем следующие аргументы.

Бюджетные учреждения относятся к государственным (муниципальным) учреждениям. Системы оплаты труда таких организаций устанавливаются с учетом рекомендаций, разработанных Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, и мнений соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей.
Так, в соответствии с п. 19 Единых рекомендаций*(1) штатное расписание учреждения утверждается руководителем учреждения и включает в себя все должности служащих (профессии рабочих) данного учреждения. Аналогичные требования содержатся в п. 10 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (далее – Положение).

В пункте 35 Единых рекомендаций рекомендовано формирование единого штатного расписания в учреждении независимо от того, к каким видам экономической деятельности относятся структурные подразделения учреждения.
Таким образом, поскольку действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено, в учреждении должно составляться одно штатное расписание по всем должностям вне зависимости от того, в какой деятельности занят работник.

Итак, мы выяснили, что штатное расписание является единым документом по организации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при разработке штатного расписания? Отметим, что в целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы:
– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (в редакции от 18.07.2007);
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (в редакции от 29.04.2008);
– Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (в редакции от 20.12.2003).
Кроме того, Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного справочника на практике.

Для справки. Напомним, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и порядок его применения предназначены для организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

При разработке штатного расписания рекомендуем отражать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с названными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации.
При разработке штатного расписания иногда возникает вопрос: как правильно отражать количество штатных единиц в данном документе? В соответствии с Указаниями при заполнении формы штатного расписания (ф. Т-3) в графе 4 "Количество штатных единиц" отмечается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юриста в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5".
Дополнительно скажем о заполнении еще некоторых строк данной формы. Так, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." должна быть указана в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Статья 143 ТК РФ, предусматривающая тарифную систему оплаты труда, дает основание для установления "вилки" должностных окладов, то есть указания должностного оклада по свободной должности от минимального до максимального размера. При установлении "вилки" окладов по одноименным должностям следует помнить об обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Как разъяснили чиновники Роструда в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1, размеры окладов по одноименным должностям в штатном расписании следует устанавливать одинаковые. Определение заработной платы работнику с высокой квалификацией может быть реализовано путем добавления к окладу надбавок и других выплат. Отметим, что стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты – указываются в графах 6-8 штатного расписания.

Далее, на практике может возникнуть необходимость корректировки штатного расписания. Какие-то должности могут быть в него добавлены, а какие-то удалены. Все изменения штатного расписания вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Однако при изменении численности штата в сторону уменьшения следует учитывать, что в соответствии со ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с ними в силу п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан:
– в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников, не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Аналогичные разъяснения приведены в Определении КС РФ от 15.01.2008 N 201-О-П;
– предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
Нередко на практике возникают ситуации, когда учреждение меняет источник оплаты труда работника. Например, должность была перемещена в раздел должностей работников, выплата заработной платы которым финансируется за счет средств от приносящей доход деятельности. Следует ли уведомлять данного работника за два месяца о том, что произведено подобное изменение? Нужно ли вносить поправки в с ним, если размер заработной платы сотрудника остался прежним?
В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда является обязательным для включения в . Изменение определенных сторонами условий , в том числе условия об оплате труда, допускается только по соглашению сторон, которое должно заключаться в письменной форме в силу ст. 72 ТК РФ. При этом условия оплаты труда не должны зависеть от источника формирования фонда оплаты труда (бюджетный, внебюджетный).

Исключения из этого правила составляют случаи, предусмотренные ст. 74 ТК РФ. Данная норма наделяет работодателя правом в одностороннем порядке изменить условия договора, определенные при его заключении, в связи с изменением организационных или технологических условий труда. О предстоящих изменениях, определенных сторонами , а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ. Однако и в этом случае переход на иной источник формирования фонда оплаты труда сам по себе не является основанием для внесения изменений в .
В рассматриваемой ситуации принятое руководством бюджетной организации решение об изменении источника выплаты заработной платы не влияет на право работника на оплату труда равной квалификации. Поэтому какого-либо специального уведомления работников о планируемом изменении в соответствии со ст. 74 ТК РФ не требуется.

Следующий вопрос, который может возникнуть на практике, связан с сокращением отдельных единиц должностей штатного расписания. Чаще всего ликвидация каких-либо должностей вызвана недостаточностью денежных средств для оплаты труда таких специалистов. Тем не менее учреждение нуждается в их услугах при возникновении определенных ситуаций. Например, в организации случилась авария, связанная с повреждением канализационных систем. Своего сантехника в штате нет. Вправе ли в данном случае организация заключить срочный с указанным специалистом?

В силу ст. 58 ТК РФ срочный заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ, например:
– на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
– на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
– для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
– для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
– с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы и др.
Однако для этого в штатном расписании организации должна быть единица данной профессии, на которую можно принять вышеуказанное лицо, иначе выплата ему заработной платы будет являться незаконной.
Например, с лицами, привлекаемыми для устранения производственной аварии, можно заключить договоры гражданско-правового характера. Для этого тоже должен быть соблюден ряд условий:
– наличие соответствующих денежных средств по соответствующей подстатье КОСГУ. Заметим, что это касается и договоров, заключаемых с условием оплаты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Если указанные расходы заложены в план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то оно вправе их произвести, следовательно, и принять на себя обязательства по их оплате;
– неукоснительное соблюдение норм Закона о контрактной системе*(2).

* * *

Подводя итог всему сказанному, отметим следующее:
1. Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, составляемым по утвержденной форме единым документом по организации.
2. Должности в штатном расписании необходимо отражать в соответствии с установленными классификаторами.
3. Оклады по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые. Реализация права работника получать за квалифицированный труд большую заработную плату должна быть исполнена путем установления соответствующих надбавок и выплат, предусмотренных системой оплаты труда данного учреждения.
4. При сокращении единиц штатного расписания следует учитывать требования ТК РФ, в частности предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.

М. Зарипова,
эксперт журнала
"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"

, Предыдущая запись
Следующая запись

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
• Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата ­определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

• фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
• в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки ­меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, ­совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ­с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Сноски

Свернуть Показать